“No pude hacer la reunión esta tarde, así que
la reprogramé para…”
A lo largo de mi carrera como asesora en mejora continua y transformación de empresas, he tenido la oportunidad de visitar muchas organizaciones en diferentes países de América. Sin importar el giro industrial, el tamaño o la región en la que se ubiquen, he encontrado que uno de los primeros obstáculos, al iniciar el viaje hacia world-class, es el escepticismo a tener reuniones periódicas de equipo.
La apatía a reunirse (sobre todo de personas muy operativas) puede tener muchos orígenes y, vaya que se ha escrito un montón sobre el tema. Hay artículos y artículos de cómo realizar una reunión efectiva.
Tal vez, en lugar de repetirnos constantemente, cómo tener reuniones efectivas, deberíamos poner atención al costo de tener reuniones improductivas.
Según investigación hecha, solo en Estados Unidos de América:
Hay 11 millones de reuniones ineficaces cada día. Esto equivale a 4 billones al año.
Más del 50% de las personas encuestadas dijo que tener reuniones es una actividad improductiva. Esto equivale a 2 billones al año.
Las reuniones innecesarias le cuestan a las empresas 37 millones de dólares anualmente, según el U.S. Bureau of Labor Statistics.
Dos tercios de las reuniones, terminan antes de llegar a una decisión. Esto significa que problemas se resuelven a destiempo o no se resuelven, atrasando el logro de objetivos.
Para tener una idea de cuál es su escenario particular, solo necesita hacer el cálculo relacionando el tiempo invertido en todas esas reuniones en las que reaparecen los mismos temas con el valor del tiempo de los participantes.
Todos ustedes que están o han implementado MDW®, saben que las reuniones de equipo son un elemento imprescindible hacia el mejoramiento de la comunicación y logro de las metas en la organización y que, también hay una correlación entre equipos efectivos y los resultados de la organización.
Entonces, ¿Por qué se continúa teniendo reuniones infructuosas? La neurociencia nos da una respuesta: Hábito. El hábito de tener reuniones improductivas. “Así lo hemos hecho siempre”.
De mi
experiencia, le ofrezco una serie de pistas que pueden ayudarle a identificar la existencia de ese hábito:
1. No define una Cadencia de Reunión con horarios y duración específicos.
Los eventos no planificados son una fuente de estrés en el trabajo. A través de horarios y duración no definidos o, replanificación continua, introducirá una buena dosis de estrés en sus compañeros, al modificar continuamente la rutina diaria de trabajo.
2. Permite distractores en la reunión.
Una interrupción de 5 minutos puede requerir aproximadamente 20 minutos para recuperar el nivel de concentración inicial. Esta categoría incluye el whatsapp que se responde y el correo en el inbox que no "podemos" dejar para después de la reunión.
3. Permite que los asistentes a la reunión lleguen desinformados.
(sin la causa raíz identificada y basada en datos sobre algún problema puntual y una sugerencia de solución)
Esta es una de las fuentes por las cuales, no se toman decisiones a tiempo y el efecto negativo de los problemas persiste.
4. Trata la reunión como una sesión de lluvia de ideas.
Esta es una de las formas más comunes que existe para enmascarar la vivencia del punto 3, mencionado arriba. Los miembros llegan a la reunión para “lanzar ideas al aire” en lugar de llegar con ideas firmes, basada en hechos y en información previamente enviada.
5. Elimina la palabra “accountability” (responsabilidad y rendición de cuentas) del vocabulario.
Permita al grupo dilatar la ejecución de decisiones tomadas las veces que deseen. No de seguimiento a acciones acordadas y no se preocupe por resumir con claridad las nuevas, al finalizar la reunión.
6. La calidad de escritura de las acciones acordadas no es importante.
El tipo de acciones registradas en la minuta de reunión tiene la forma
verbo infinitivo + predicado de la oración.
Ej.: “Se discutió la posibilidad de reorganizar las responsabilidades del departamento”.
Cada acción acordada debería incluir el entregable y resultado a obtener, el responsable y la fecha de entrega.
7. Se encarga de generar una buena vibra en el grupo y se olvida de la productividad del equipo.
No es lo mismo relaciones personales que relaciones productivas. Lo ideal es lograr lo segundo sin sacrificar lo primero.
Si usted es parte del 50% de la población que considera las reuniones de equipo una pérdida de tiempo, alta es la probabilidad de que usted esté siguiendo algunos de los pasos citados arriba.
La buena noticia es que todo hábito se puede cambiar, a través, de:
La práctica constante de la actividad diferente hasta que se convierte en un nuevo hábito. En este caso, realizar lo opuesto a lo expuesto en la lista.
El apoyo de un sistema que nos ayude a gestionar de la manera correcta.
Para mayor información sobre este tema y como corregirlo, visite:
(1) Rosa Zapata, Partner en CDi Latin America.
MSC Operaciones y Productividad / Ingeniera Química Industrial
info@cdi-la.biz
